Lo Statuto di Diabete Italia prevede due organi: la Presidenza affidata per 2 anni a una persona eletta dal Comitato e il Comitato stesso. Nel comitato siedono i rappresentanti delle Società Scientifiche e delle Associazioni. La rappresentanza delle Società Scientifiche e delle Associazioni del Volontariato deve essere comunque paritetica.

Comitato di coordinamento

Incarichi istituzionali 2013

Funzionigramma

Presidente
• Ha la legale rappresentanza dell’Associazione e la rappresenta di fronte alle autorità e a terzi
• Convoca il Comitato di Coordinamento
• Rappresenta la politica di Diabete Italia nei confronti di Società Scientifiche ed Istituzioni
• Redige periodicamente un bilancio delle attività, coadiuvato in questo dal Comitato di Coordinamento e dalla segreteria
• Dirige e coordina tutte le attività societarie
• Vigila sulla esecuzione delle delibere del CC
• Relaziona al CC sull’attività svolta
• Partecipa alle riunioni con le Istituzioni o se impossibilitato delega il Vice Presidente (Presidente Eletto)
• Si confronta periodicamente con il responsabile dell’amministrazione ed il Tesoriere per verificare il buon andamento dello stato economico dell’Associazione
• Autorizza gli acquisti straordinari, la sottoscrizione di contratti di servizi e i pagamenti dei rimborsi richiesti all’Associazione
• In collaborazione con il responsabile di segreteria ed il responsabile dell’amministrazione si occupa di definire gli aspetti sostanziali e le condizioni economiche dei principali contratti dell’Associazione
• Presenta a terzi la Politica, i progetti ed i prodotti di Diabete Italia
• Cerca partner, sponsor e risorse per i progetti con cui realizzare la politica di Diabete Italia
• Delega i componenti del CC per specifiche funzioni.

Vice Presidente (Presidente Eletto)
• Sostituisce il Presidente, qualora questi fosse impedito, nelle specifiche attività
• Consiglia, collabora, interagisce con il Presidente nella realizzazione dei progetti conseguenti alla Politica di Diabete Italia e nella gestione della Società.

Segretario
• Coadiuva il Presidente nelle sue attività
• Convoca, su indicazione del Presidente, il CC, delegando la segreteria per gli aspetti organizzativi
• Partecipa al CC, senza diritto di voto se esterno al CC, e redige i verbali delle riunioni
• Invia al CC la bozza dei verbali per l’approvazione, di norma entro 7 giorni dalla riunione del CC
• Invia al CC e alla segreteria il verbale approvato.

Tesoriere
• Verifica periodicamente (almeno ogni 3 mesi), coadiuvato dalla segreteria amministrativa, la gestione economica
• Emette i pagamenti dopo averne verificato la congruità e la liceità, coadiuvato dalla segreteria amministrativa, su delega del Presidente
• Segnala al Presidente e al CC eventuali situazioni economiche critiche o non conformi

COMITATO DI COORDINAMENTO

• Consiglia e supporta il Presidente nelle decisioni da prendere
• Decide con il Presidente la Politica della Associazione
• Decide con il Presidente i progetti da realizzare
• Definisce insieme al Presidente il mandato per i gruppi operativi e periodicamente ne verifica l’attività
• Verifica periodicamente assieme al Presidente, al Tesoriere ed alla segreteria amministrativa l’andamento economico della Associazione
• Riceve, attua e riferisce delle funzioni delegate dal Presidente
• È tenuto a non divulgare le decisioni prese durante le riunioni del CC, fino alla approvazione del verbale

COMITATO ESECUTIVO

Il Comitato Esecutivo ha i seguenti compiti: mettere in atto le delibere del Comitato di Coordinamento, monitorarne l’applicazione, coordinare le attività dei diversi gruppi di Diabete Italia, informare il Comitato di Coordinamento, rappresentare Diabete Italia nei confronti delle Istituzioni;
Il Comitato Esecutivo viene convocato dal Presidente anche dietro richiesta di uno dei Direttori dei Comitati Sociale o Sanitario. Le riunioni non hanno una cadenza periodica ma il Comitato può essere convocato ogniqualvolta sia necessario. Alle riunioni partecipa il segretario con compiti di verbalizzazione e la segreteria amministrativa, quando necessario.

COMITATO SOCIOSANITARIO

Il Direttore viene nominato dal Presidente una volta sentito il Comitato di Coordinamento; i criteri di scelta si basano sul curriculum professionale della persona, sull’aver ricoperto cariche all’interno delle Associazioni di Volontariato o occupato posizioni lavorative in Organizzazioni come Fondazioni, Onlus…che abbiano prevalente interesse in ambiito sociale.
Il Direttore sceglie i componenti del Comitato, sentito il Presidente di Diabete Italia, anche al di fuori del Comitato di Coordinamento.

Le attività svolte dal Comitato Socio Sanitario sono:
• valutazione di progetti di ricerca in ambito sociale a cui concedere il patrocinio/ auspic; qualora Diabete Italia disponesse di fondi per sostenere i progetti meritevoli, il comitato, previa presentazione di un budget, definirà i criteri per l’assegnazione delle risorse;
• rappresentare il Presidente in quelle riunioni/eventi..in cui la finalità prevalente sia sociale;
• partecipare alla progettazione e realizzazione di progetti che siano in sintonia con le finalità di Diabete Italia.

Il Comitato Scientifico viene convocato dal Direttore ogni qual volta sia necessario.

Attività del Direttore
• Riceve il mandato dal CC
• Individua i componenti del gruppo
• Segnala al CC la composizione del gruppo
• Gestisce le riunioni del gruppo
• È responsabile della conservazione e dell’invio periodico al responsabile di segreteria di tutti i documenti del gruppo
• Invia tutti i documenti amministrativi (contratti, preventivi,…) alla segreteria amministrativa
• Traduce il mandato in progetti operativi
• Cerca le risorse necessarie per il proprio funzionamento e per la traduzione in progetti del mandato ricevuto e ne verifica la congruità
• È responsabile della definizione e del controllo del budget, con il supporto della segreteria amministrativa
• Relaziona periodicamente al CDN circa l’andamento del gruppo
• Si coordina con il responsabile di segreteria nella realizzazione dei progetti in modo da pianificare gli eventi
 

COMITATO SCIENTIFICO

Il Direttore viene nominato dal Presidente sentito il Comitato di Coordinamento; la motivazione della scelta viene basata sul curriculum professionale e scientifico e sull’aver ricoperto cariche all’interno delle Società Scientifiche.
Il Direttore sceglie i componenti del Comitato, sentito il Presidente di Diabete Italia, anche al di fuori del Comitato di Coordinamento; il Direttore, qualora l Presidente sia impedito o su sua delega, rappresenta Diabete Italia durante manifestazioni scientifiche o istituzionali qualora l’argomento preminente sia quello tecnico professionale.

Il Comitato si preoccupa di:
• valutare progetti di ricerca e /o eventi scientifici a cui concedere il patrocinio
• proporre per il finanziamento, qualora Diabete Italia abbia fondi disponibili, i progetti meritevoli che siano in sintonia con gli obiettivi di Diabete Italia
• progettare o partecipare ad attività di ricerca che siano in sintonia con gli obiettivi di Diabete Italia.
Il Comitato Scientifico viene convocato dal Direttore ogni qual volta sia necessario

Attività del Direttore
• Riceve il mandato dal CC
• Individua i componenti del gruppo
• Segnala al CC la composizione del gruppo
• Gestisce le riunioni del gruppo
• Conserva e invia periodicamente al responsabile di segreteria tutti i documenti del gruppo
• Invia tutti i documenti amministrativi (contratti, preventivi,…) alla segreteria amministrativa
• Traduce il mandato in progetti operativi
• Definisce e controlla il budget, con il supporto della segreteria amministrativa
• Relaziona periodicamente al CDN circa l’andamento del gruppo
• Si coordina con il responsabile di segreteria nella realizzazione dei progetti in modo da pianificare gli eventi

Responsabile rapporti internazionali (in particolare con IDF)
Le relazioni internazionali, in particolare con IDF, sono utili e una grande opportunità per Diabete Italia; le possibili sinergie, lo scambio di esperienze, le conoscenze di attività per esempio nel parlamento Europeo, potranno dare a Diabete Italia spunti molto utili.
Tre associazioni che fanno parte di Diabete Italia sono associate all’IDF ( AMD, ANIAD, IDF) e quindi si può realizzare con facilità il coordinamento

Il responsabile dei rapporti internazionali: attività
• Legge e valuta i documenti inviati da IDF
• Risponde alle richieste IDF, in sintonia con la Politica e le direttive del CC
• Partecipa agli incontri di IDF o, se impossibilitato, delega altri sentito il CC
• Si interfaccia con le altre Associazioni Italiane che fanno parte di IDF
• Conserva i documenti IDF, inviandone copia al responsabile di segreteria per l’archiviazione
• Si tiene informato sulle iniziative che vengono svolte a livello internazionale a favore del Diabete

Composizione del Comitato di Coordinamento

I componenti il Comitato di Coordinamento rappresentano, di norma, i soci di Diabete Italia, ovvero Società Scientifiche, Associazioni di Volontariato, Operatori Sanitari.
Requisiti per esprimere i propri rappresentanti nel Comitato di Coordinamento:

1. associazioni di persone affette da diabete o malattie metaboliche la cui rappresentatività sul territorio nazionale sia comprovata da non meno di 10.000 iscritti con presenza stabile in almeno cinque regioni d’Italia, ovvero che abbiano come associate almeno venti associazioni della categoria con un numero complessivo di iscritti non inferiore a 10.000, o ancora che abbiano presenza stabile in almeno otto regioni di Italia con un numero di iscritti non inferiore a 7.500;
2. associazioni di persone con Diabete che promuovano i corretti stili di vita sia per la prevenzione che la cura della persona con diabete
3. associazioni dei genitori di bambini diabetici che abbiano una rappresentatività in almeno otto regioni italiane con almeno 1.000 iscritti;
4. società scientifiche di medici che abbiano come oggetto sociale lo svolgimento di attività nel settore del diabete o delle malattie metaboliche, rechino tale indicazione nella ragione sociale, abbiano almeno 750 iscritti e siano presenti nelle diverse regioni
5. associazioni o consorzi rappresentativi di categorie professionali diverse dai medici e con non meno di 500 iscritti, che abbiano come oggetto sociale lo svolgimento di attività nel settore della cura, della gestione o dell’assistenza dei pazienti affetti da diabete o malattie metaboliche, oppure nella ricerca scientifica in materia di diabete e malattie metaboliche;
6. rappresentanze italiane di associazioni straniere che per prestigio e fama internazionalmente riconosciuti possano apportare un contributo di particolare rilievo per il conseguimento dell’oggetto sociale di Diabete Italia.

Dai soci di Diabete Italia, che abbiano i requisiti sopra citati, provengono i componenti il comitato di coordinamento.

I componenti sono nominati dalle Associazioni che compongono Diabete Italia a rotazione biennale, si che ogni due anni si procederà alla sostituzione della metà approssimata per difetto, ovvero alla metà approssimata per eccesso, dei consiglieri (Min 6 Max 18).

Composizione 2011-2012 Tale composizione dovrà essere considerata dinamica, quindi modificabile in funzione dell’evoluzione di Diabete Italia.

In attesa di decisione

Riunioni del Comitato di Coordinamento

Le riunioni del Comitato di Coordinamento vengono convocate dal Presidente che invia la pianificazione dell’ordine del giorno almeno 7 gg. per e-mail, tenendo conto anche delle eventuali richieste pervenute dai componenti del CC. All’ordine del giorno possono essere aggiunti uno o più argomenti “urgenti” su richiesta di componenti del CC, che il Presidente inserirà nelle “varie ed eventuali”, compatibilmente con i tempi.

Per ogni argomento all’o.d.g. sono previste alcune “fasi”, così da rendere standard il verbale:

1. Argomento: titolo.
2. Presentazione: il Presidente o un suo delegato, possibilmente il proponente, presentano il tema oggetto della discussione.
3. Discussione: si procede di norma a giro di tavolo (max. 2’ per ogni consigliere); se necessario si procede ad un ulteriore giro di tavolo (max. 1’ per ogni consigliere). Controlla il time keeper.
4. Sintesi: se necessario si registrano in modo sintetico, eventualmente su lavagna a fogli mobili, i vari interventi; a fine discussione il Presidente riformula a tutti le conclusioni della discussione, in modo da proporre all’approvazione una frase condivisa (a maggioranza/all’unanimità) che sarà la sintesi definitiva (eventuali puntualizzazioni che si desidera vengano verbalizzate devono essere espresse succintamente qui).
5. Approvazione: si vota per alzata di mano sulle conclusioni (a questo punto non è ammessa alcuna replica)
6. Decisioni prese: è la sintesi definitiva delle conclusioni approvate.
7. Compiti: il Presidente delega i compiti, responsabilità, autorità e risultato atteso, relativi alle decisioni prese, tenendo conto di quanto emerso in discussione.
8. Verbale: riporta titolo, presentazione, decisioni prese (con dicitura: a maggioranza/all’unanimità) e compiti.

Il Verbale viene inviato dal Segretario ai componenti del CC per e-mail entro 7 gg. con dicitura “Verbale CC 01 del gg.mm.aa bozza ….”, cioè bozza con iniziali del segretario. A verbale approvato il file termina con l’indicazione della data. Approvazione entro 7 gg. (silenzio/assenso).
Il Verbale approvato viene inviato dal Segretario a tutti i componenti del CDN. Gli estratti che riguardano soggetti terzi possono essere estrapolati ed inviati ai vari destinatari (previa autorizzazione del CC).

Aspetti Economici del Comitato di Coordinamento

Per il Presidente e tutti i componenti del CC, i Direttori ed i componenti dei Gruppi in non è previsto nessun compenso da parte di Diabete Italia per le attività concernenti i compiti assegnati, salvo il rimborso, previa presentazione di idonea documentazione, sui moduli predisposti, delle spese di trasferimento per le riunioni.

Delega

Utilizzo della delega non più di 2 volte l’anno; i componenti del Comitato di Coordinamento che rappresentano una singola associazioni-società scientifica hanno diritto ad identificare una sola persona a cui affidare la delega e trattandosi sempre della stessa persona, mentre per quelle Società Scientifiche o Associazioni che hanno più di un rappresentante all’interno del Comitato di Coordinamento non è prevista la delega.

Approvazione Telematica

Solo il Presidente può sottoporre un argomento ad approvazione telematica, quindi ogni Consigliere interessato deve sottoporre la richiesta al Presidente direttamente o tramite la Segreteria.

La modalità di approvazione telematica
Vige la regola del silenzio-assenso. Trascorsa una settimana (o la data indicata dal Presidente e comunque non meno di 24 h) senza esplicite obiezioni (silenzio assenso) dalla comunicazione (a mezzo posta elettronica), la richiesta si intende approvata.
In caso di pareri contrari alla proposta espressa o qualora non si raggiunga la maggioranza degli aventi diritto al voto del CDN il Presidente potrà decidere di rinviare la decisione e in ogni caso anche la verbalizzazione al primo incontro CC (meeting o audioconferenza.

Proposta Progetti

La proposta del progetto viene inviata al Presidente e alla segreteria , che provvede a inviarlo a tutti i componenti del CC e verrà messa all’ordine del giorno del primo Direttivo dopo il ricevimento.
Al termine della discussione (anche telematica ) si possono avere tre conclusioni:

1. il Progetto è approvato;
2. il Progetto non è approvato;
3. si chiede al presentatore di riscrivere il Progetto secondo i suggerimenti del CC.

L'approvazione del Progetto comporta la formalizzazione di un Gruppo di Progetto o l’assegnazione ad un gruppo già esistente che dovrà produrre entro 30 gg. una macroprogettazione, indispensabile per la realizzazione.
Presso la segreteria verrà archiviato:

• copia del Progetto e sue eventuali revisioni;
• copia verbale CC di approvazione del Progetto;
• copia Macroprogettazione;
• tutti gli atti necessari a tracciare la realizzazione del progetto (verbali, documenti, consulenze eventuali, contratti con sponsor, Relazione conclusiva…) dovranno essere conservati presso la segreteria.

Per quanto riguarda gli aspetti economici è assolutamente necessario che si provveda a garantire la copertura economica dell’evento prima di sostenere qualsiasi anticipo per l’ideazione, progettazione o realizzazione dell’iniziativa.

Gestione Gruppi di Lavoro

I gruppi di Diabete Italia vengono istituiti dal CC a seguito della valutazione di una richiesta motivata, di norma, da parte di un socio.
I gruppi possono essere a tempo indeterminato o a termine.
I gruppi a tempo indeterminato vengono istituiti per motivi inerenti la politica di Diabete Italia.
I gruppi a termine vengono istituiti per il raggiungimento di specifici obiettivi in uno specifico lasso di tempo li dirige un Direttore.

Il Presidente e il Comitato di Coordinamento

• nominano il Direttore del “Gruppo di lavoro”
• definiscono il mandato in sintonia con la Politica e gli Obiettivi strategici definiti dal Comitato
• la durata dell’incarico è 2 anni rinnovabili a giudizio del CC
• la responsabilità del gruppo potrà essere revocata dal CC

Il Direttore identificato, entro una settimana, dichiara l’accettazione dell’incarico ed entro quindici giorni sceglie i componenti del gruppo, il cui numero non dovrà essere superiore a sette: il CC nomina un suo rappresentante all’interno del gruppo in modo da garantire una più facile comunicazione.

Entro un mese dalla sua nomina, il Responsabile deve sottoporre al CC per l'approvazione un programma di attività che dovrà indicare:

• Obiettivi da raggiungere in sintonia con il mandato ricevuto (per un periodo in media di due anni)
• Metodologia di lavoro (organizzazione delle riunioni, verbalizzazione degli incontri, responsabilità definite all’interno del gruppo…)
• Eventuali consulenze esterne per obiettivi definiti
• Tempi previsti per il raggiungimento degli obiettivi: pianificazione delle attività
• Numero delle riunioni annuali previste
• Eventuali attività correlate
• Piano finanziario e indicazioni sul reperimento dei fondi

Due mesi prima della scadenza del proprio mandato, il Responsabile deve presentare al Comitato una relazione finale sulle attività. Eventuali variazioni rispetto al programma previsto devono essere tempestivamente comunicate al Presidente e al CC. Le riunioni potranno svolgersi, previo accordo con la Segreteria, presso la Sede di Diabete Italia.

Budget e gestione amministrativa

Ogni gruppo, per essere tale, deve progettare un lavoro, condividerlo ed ottenere la approvazione del programma dettagliato dal CDN, con apposita delibera.

1. Dopo la approvazione del CC , per la realizzazione del programma e degli obiettivi identificati, il Gruppo predispone un bilancio preventivo e in collaborazione con il Comitato di Coordinamento cerca i fondi necessari alla realizzazione del progetto stesso .
2. I fondi reperiti sui singoli progetti rappresentano il budget del gruppo di lavoro. Il gruppo non può raccogliere fondi non finalizzati ad uno specifico progetto.
3. Il budget assegnato è gestito dal direttore del gruppo in accordo con il Tesoriere Eventuali variazioni rispetto al programma approvato devono essere tempestivamente risottoposte alla approvazione del CC prima della attuazione.
4. I fondi non utilizzati nell’anno tornano a Diabete Italia che li può utilizzare per finanziare altre iniziative . La decisione di far rientrare la disponibilità del gruppo inutilizzata nell’anno passato spetta al Comitato Esecutivo
5. Ogni semestre si effettueranno verifiche sugli obiettivi concordati e sugli aspetti economici. Tali verifiche vengono effettuate dal Comitato Esecutivo assieme ai singoli responsabili di gruppo.
6. Le spese vanno autorizzate e comunicate preventivamente al Tesoriere e alla Segreteria dal direttore del gruppo almeno 30 giorni prima della sua erogazione.
7. La gestione finanziaria dei fondi è svolta dalla Tesoreria, al fine di garantire il rispetto delle norme fiscali ed amministrative vigenti. Il pagamento delle spese autorizzate avverrà tramite la tesoreria solamente se la spesa e’ stata autorizzata preventivamente per iscritto dal direttore del gruppo e se la cifra rientra nel budget assegnato al gruppo. Sia la autorizzazione preventiva che la rimanenza del budget specifico vanno indicati nella documentazione di pagamento che la tesoreria effettuerà. Tale documentazione e’ sempre a disposizione di ogni consigliere.
8. Le spese ammortizzabili sono di massima da evitare ( acquisto di strumenti ) e se necessarie concordate con la presidenza.

Risultati

Gli elaborati e i risultati sono presentati al CC per l’approvazione.

L’organizzazione di eventi scientifici (congressi, convegni, seminari, ecc.), formativi (corsi, incontri di aggiornamento, ecc.) o divulgativi (conferenze, incontri con i cittadini, ecc.) deve essere approvata dal CC Archiviazione documenti.

Il Responsabile, conserva archiviando ogni documento, secondo specifici argomenti:

• verbali di riunioni
• comunicazioni varie
• comunicazioni con CDN
• i documenti devono essere trasmessi al Responsabile eletto successivamente, su materiale cartaceo o informatico.